體現服務設計!「智慧報到機器人」重磅登場

by Super8

用 Super 8 Line 聊天機器人解決百人活動的報到痛點

想像一下:
假如你今天舉辦了一場百人會議,依照過往經驗,與會者進入會場前的報到,要檢驗證件、領取資料等,少說也會花個 1 分鐘,那麼:
100 人 x 1 分鐘 = 100 分鐘 = 1.66 小時
因此,在會場至少需要設置 5 個檢驗閘道,以確保在 20 分鐘的報到時間內能順利消化人流,以利會議按照時程展開。但,這是主辦單位心中最好的辦法嗎?

以上案例其實是過去品牌商所回饋給 Super 8 的活動策辦痛點,而這也讓 Super 8 開始認真思考如何實現「服務設計」。

國外知名的服務設計公司 31Volts 創辦人 Fonteijn 對此表示,如果有兩家相鄰的咖啡廳,以同樣的售價銷售同樣的產品,此時「服務設計」就是顧客選擇走進哪家店的決定因素。」

因此,在活動報到這件事上,以 Nielsen Norman Group 的分析方式來探究「服務設計」觀點的話,我們可把整體分做 3 個面向:

人(People):任何創造或使用此服務的人,以及被影響的人
資產(Props):此服務所需要的任何實體或虛擬的物體
流程(Processes):員工或使用者體現此項服務所需的流程


在以上思維的基礎下,針對活動報到,Super 8 所採取的服務設計所嘗試的簡單概念如下:

人(People):主辦單位、與會者等
資產(Props):與會名單、手機、Line、報到程序等
流程(Processes):主辦單位事前蒐集與會名單與安排桌次,與會者使用手機,掃描 QRcode,透過觸發聊天機器人進行報到

在多次會議討論後,我們此次與行銷活動專業代理商「動因創意」共同合作,推出了大型活動必備的「 智慧報到機器人」。


|合作夥伴介紹|動因創意

為首家整合行銷活動與企業旅遊服務的專業代理商,隸屬台北國際聯合集團成員之一,專注提供品牌客戶全方位的行銷服務,服務企業品牌包括:渣打銀行、SAP 思愛普、安聯人壽、DELL 戴爾電腦、元大銀行、中國信託、HTC、、台灣大哥大、遠傳電信等。


|活動痛點|

1. 如何不讓與會者報到時,花費過長時間排隊?

依據過往活動經驗,即時報到時間拉長,藉此希望分散人流,往往與會者仍會擠在最後 10 分鐘來報到,也造成現場人員與資料發送的混亂。
或許,主辦單位可設計更多檢驗閘道來消化,但這即可能造成過多的資源浪費。

2. 如何獲取與會者的詳細資訊?

策辦活動前,雖說可透過與品牌的討論與坊間調查,創造符合與會者心目中美好活動相像的類似範本。但,與會者的活動回饋建議更是重要的優化環節。因此,如何提供便捷的方式,獲取更多與會者個人資訊以及活動回饋,更是主辦單位的必要目標。

3. 如何有效率地發放與會資料?

活動會場的資料與禮贈品發放往往是最混亂又最繁瑣的一道環節。除了要核對資料更要確認資料的發放無誤,也因此是最容易讓人流擁塞的地方。


|設計目標|用 Line 聊天機器人提升活動效率

綜合以上痛點,我們除了希望提高活動報到資料發放的效率、蒐集到更多用戶回饋,更希望創造一個自動化的活動報到機制,讓活動策辦可以更上層樓,也就是優化服務流程。


|產品設計|智慧報到機器人

產品概述:

為避免當過多人同一時間報到時所產生的混亂場景。活動可使用聊天機器人建立智能報到流程,也就是在前置作業時完成與會者的資料分配,而後透過聊天機器人來確認報到、提供桌次與發放禮贈品。

Chatbot 腳本設計:

在人人皆離不開手機的時代,我們建議如果希望快速消化同一時間的入場人潮,可讓與會者使用手機掃描入場,代替過往電腦與紙本的查找。

以下即為 Super 8 的測試帳號「Sinsa Collection」,來模擬 100 %真實的活動情境:

① 與會者掃描 QRcode後, QRcode 將讓與會者自帶關鍵字進入對話視窗


② 與會者一鍵送出後,觸發機器人跳出招呼語,並要求與會者輸入與會編號


③ 與會者輸入完成後會與預先設定好的數據資料庫串接,來提供桌次、依照後台出席名單資料自動貼上職務tag 和客戶資訊,於表格中自動填入報到時間


④ 與會者觸發機器人進入客製化網頁填寫問卷。


⑤ 與會者填寫完問卷後,進入兌換贈品流程。


⑥ 憑卡片兌換贈品,由現場人員點擊核銷(僅限兌換一次)。


|產品數據|

過往在舉辦百人活動時,除了常駐人力外,為了保險起見,經常需要安排額外人力,來因應現場報到人流。而在使用了「智慧報到機器人」後,動因創意回饋:

1. 透過聊天機器人自動化的蒐集資訊,與會者的報到率提升 10 %- 20 %,且活動問卷的回收率提升了 10 %- 20 %

2. 在聊天機器人上設計的審核機制,能有效確認報名者出席狀況,若有現場臨時出席者,也能即時控管並追加出席名單。

3. 活動後,因為與會者資料皆已建置與被蒐集在 Super 8 後台裡,動因創意表示,與過往相較可省下至少半天的時間來整理資料,且能更有所本地進行活動優化。


此種模式為「智慧報到機器人」的其中之一種版本,主要依據活動型式進行客製。假如希望在報到流程中再加入其他確認步驟或是其他聊天機器人設置,流程皆可以再擴充。

如果你也需要此類型機器人幫你提升效率,歡迎與我們聊聊!
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